Cuando el alcance lo es todo

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Cuando el alcance lo es todo: el plan que puede salvar (o hundir) tu proyecto

"No hay viento favorable para el que no sabe a dónde va". Esta frase de Séneca la he tenido pegada en mi escritorio desde hace años. Y no podría aplicar mejor al mundo de la gestión de proyectos. Porque cuando no tienes claro qué sí y qué no entra en tu proyecto, cualquier desviación puede ser el principio del caos.

Hace unos años, me tocó liderar un proyecto en el que, desde el día uno, algo no cuadraba. Los objetivos estaban difusos, cada uno tenía una idea distinta de lo que queríamos lograr. Fue ahí donde comprendí el verdadero poder de un buen plan de gestión del alcance. Hoy quiero contarte, desde mi experiencia, por qué este plan es una de nuestras herramientas más valiosas como PMs.

1. Clarificación de los objetivos del proyecto Alinear los objetivos del proyecto con los de la organización y del cliente puede parecer sencillo... hasta que descubres que cada parte tiene expectativas distintas. Una vez, en un proyecto de CRM, el sponsor insistía en priorizar reducción de costos mientras el equipo hablaba de personalización de experiencia de usuario. ¿Resultado? Una primera fase llena de frustración y retrabajo. Aprendí que un plan de alcance claro permite abrir la conversación desde el inicio y evitar asumir que todos estamos en la misma sintonía.

2. Definición del trabajo y sus límites Recuerdo un proyecto donde, en plena fase de pruebas, el cliente nos pidió incorporar una funcionalidad completamente nueva. Por no haber sido claros al principio sobre los límites del proyecto, el equipo sintió que tenía que decir que sí... y el proyecto se atrasó dos meses. Desde entonces, en cada kickoff, marco los límites no solo como una guía técnica, sino como un acto de respeto. Aprendí también que ceder no es debilidad, pero ceder siempre, sin estrategia, es perder el control del proyecto.

3. Mitigación de riesgos En un proyecto, la diferencia horaria con un proveedor crítico no parecía un gran problema... hasta que tuvimos una caída de sistema y no había nadie para atendernos. A partir de ahí, entendí que tener visibilidad del riesgo no basta: hay que tener un plan real. Creamos ventanas de atención compartidas y un protocolo claro de escalamiento. Desde entonces, los sustos bajaron y la confianza subió.

4. Uso óptimo de los talentos Asignamos a un desarrollador full-stack a un módulo de frontend crítico, pensando que era una buena jugada. El resultado: entregas retrasadas y frustración por todos lados. Fue nuestra, no de él. Me faltó conocer más a fondo a mi equipo. Hoy dedico tiempo a entender fortalezas, pasiones y límites. Esa conexión humana hace que el uso de talentos sea más que eficiencia: es respeto al talento.

5. Alineación con clientes y stakeholders He vivido proyectos donde teníamos reuniones cada dos días... y avanzábamos cada dos semanas. Hasta que nos dimos cuenta de que la mitad de los asistentes no podían tomar decisiones. Cambiamos la estrategia: menos reuniones, más foco, sólo con los que tienen el poder de decir "sí" o "no". Increíble cómo mejoró el ritmo. A veces, menos es mucho más.

6. Adaptabilidad y monitoreo En una implementación regulatoria, cambiaron las normas en pleno desarrollo. Lo que pudo haber sido un desastre se convirtió en una victoria porque teníamos un backlog flexible y monitoreo continuo. Pero no siempre fue así. Antes de tener esta estructura, hemos tenido que rehacer entregables enteros por no anticipar cambios. La diferencia entre crisis y oportunidad suele estar en qué tan rápido te das cuenta del cambio.

7. Base para una gestión efectiva En mis primeros proyectos, improvisaba demasiado. Aprendí (a golpes) que un plan de alcance bien estructurado es como tener el mapa del tesoro. No garantiza que no habrá tormentas, pero sí que sabrás a dónde volver cuando el mar se ponga bravo.

En fin, esto no es teoría de libro. Es lo que vivimos todos los días quienes estamos al frente de proyectos. Tener un buen Scope Management Plan no es una opción, es una necesidad. Y si algo he aprendido es que, cuando lo trabajas bien desde el inicio, el resto del camino es mucho más transitable.

Y ahora te pregunto a ti: ¿Cuál ha sido esa lección que te cambió la forma de gestionar el alcance? ¿Te ha pasado que, por no aclararlo desde el inicio, el proyecto se fue de las manos?

 Yendry Sánchez, PMO Manager | Blog Centro de Control