Cicatrices de un Project Manager​

¿Alguna vez sentiste que estabas liderando un proyecto... mientras en realidad solo intentabas no hundirte con él?

Yo sí.  Y más de una vez. Fingía seguridad mientras por dentro dudaba de cada decisión. Hubo días en los que me preguntaba si realmente estaba lista para esto.

No nací sabiendo. Aprendí cometiendo errores. Errores que dolieron. Que dejaron marca. Que aún hoy, al recordarlos, me sacan una mueca y un par de aprendizajes.

Estas son mis cicatrices:

Diez momentos en los que fallé como Project Manager (PM). Diez errores que tú no deberías cometer. Porque si algo bueno puede salir de mis tropiezos, es evitar que otros caigan en los mismos agujeros.

1️. El silencio también es una firma

La primera vez que lo hice, me temblaba la voz. Tenía un correo frente a mí con información incorrecta. Sabía que estaba mal... pero no dije nada. Pensé: mejor no causar conflicto.

Lección: cuando callas, estás firmando en silencio. El silencio es cómodo, pero cobarde. Si algo no está claro, levanta la voz. Cueste lo que cueste.

2️. Los retrasos no llegan solos

Un día se te va... y después se te va el proyecto entero

Todo empezó con una reunión reprogramada. Luego fue una tarea que se pasaba para el lunes. Después, una semana más. Nadie encendió las alarmas —yo menos— porque parecía que no era grave.

 Lección: los pequeños retrasos son como grietas invisibles… hasta que el muro se cae. Cada día que pasa, cada excusa, cada silencio: es un síntoma. Atácalo antes de que sea irreversible.

3️. Si no suenas la alarma, el incendio es tu culpa

Esperar el momento perfecto para alertar fue mi peor error

Veía el riesgo venir. Lo sentía. Pero no quería parecer exagerada.

Pensé: aún hay tiempo, seguro lo resolvemos sin escalarlo. Me aferré al silencio, esperando que se solucionara solo.

Lección: un PM no está para evitar tensiones, está para anticiparlas. Prender la alarma a tiempo puede incomodar… pero no hacerlo, te vuelve cómplice del desastre.

4️. El plan perfecto es una trampa

Mientras yo planeaba, la realidad ya me había pasado por encima

Dediqué semanas al plan. Detallado, hermoso, lleno de colores y dependencias. Me sentía orgullosa. Hasta que el primer cambio del cliente llegó… y luego otro… y otro.

Lección: planear es vital, pero no es un acto de perfección… es un acto de preparación. Planifica para moverte, no para quedarte quieto. La rigidez es enemiga de los procesos y los progresos.

5️. El software no salva proyectos

Me enamoré de la herramienta y olvidé el proceso.

Descubrí una plataforma todo en uno y me volví fan. Invertí horas configurando flujos, tableros, automatizaciones… parecía tenerlo todo. Pero había un detalle: el equipo no la entendía, no la usaba, no la quería.

Lección: una herramienta sin proceso es solo ruido. La gestión se construye con claridad, no con licencias costosas. Primero el equipo, luego la tecnología.

6️. Sin evidencia, todo es palabra contra palabra

Y en esa pelea, el cliente siempre gana

Eso no fue lo que acordamos, me dijo el cliente con seguridad. Yo juraba que sí. Lo hablamos, lo revisamos… pero nunca lo documenté. No había correo. No había minuta. Solo mi palabra.

Lección: si no está escrito, no existe. Hacer minutas no está mal, es supervivencia. Protege tu proyecto como proteges un contrato: con pruebas.

7️. Prometer todo es el camino al fracaso

Uno de los errores más traicioneros… porque empieza con una sonrisa y termina con decepción por todos lados.

Quería quedar bien. Con el cliente, con el sponsor, con el equipo. Así que dije que sí. A todo. Cambios, fechas imposibles, funcionalidades extra.

Lección: ser PM no es complacer, es liderar con claridad. Decir No también es parte del trabajo. La confianza se construye con expectativas reales, no con falsas esperanzas.

8️. Proyecto no es producto (y no lo olvides nunca)

Nunca terminamos… porque nunca supimos cómo cerrar

El proyecto tenía fecha de cierre, entregables claros y un alcance definido. Pero lo tratamos como si fuera un producto en evolución. Le seguíamos agregando cosas, versiones, ideas a futuro... nunca paraba.

Lección: un proyecto termina, un producto evoluciona. No mezcles los dos mundos o vivirás atrapado en entregas sin fin. Define, entrega, cierra. Luego evalúa si empieza un control de cambios o un nuevo proyecto.

9️. Sin criterios, no hay cierre real

Ya está listo”. ¿según quién?

Finalizamos todas las tareas. Según el cronograma, todo estaba entregado. Pero el cliente no lo veía así. Esto no era lo que esperaba, dijo. Y tenía razón. Nunca definimos juntos qué significaba finalizado.

Lección: cerrar un proyecto no es tachar tareas. Es cumplir acuerdos. Y esos acuerdos deben estar claros desde el día uno. Define los criterios de aceptación, ponlos por escrito en un acta de cierre y revísalos con el cliente antes de dar por terminado algo.

10. La burocracia también retrasa proyectos

Documentar no es saturar. Aprendí eso tarde

Quería que todo estuviera registrado, controlado, trazable… así que pedía reportes, plantillas, formatos, aprobaciones. El equipo empezó a tardar más en llenar formularios que en avanzar con el trabajo.

Lección: documentar es necesario, sí. Pero debe sumar, no estorbar. El buen Project Manager elimina fricción, no la multiplica. Menos papeles, más acción. Lidera desde la confianza, no desde el control.

¿Y tus cicatrices, cuáles son?

Estos fueron mis errores. Mis caídas. Mis heridas abiertas y cerradas. Las marcas que me ha dejado este camino de ser Project Manager. Porque todos llevamos cicatrices… pero no todos nos atrevemos a mostrarlas. Y eso es justamente lo que nos hace crecer: reconocerlas, compartirlas, aprender de ellas.

Ahora te toca a ti:¿Qué lección te dejó una de esas batallas que casi te cuestan todo?

Nicole Marín Loria

Project Assistant, CreditForce 

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