Introducción
Uno de los retos más importantes a los que se enfrentan las empresas y las personas en el entorno actual es el de disponer de suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones de pago de forma regular.
Si a esto le sumamos el modelo de negocios de muchas empresas financieras y de Retail donde normalmente ofrecen a los clientes varias opciones de crédito en función de mantener el negocio competitivo, puede dar como resultado a una Cartera de Crédito con un alto índice de morosidad.
Contar con un buen sistema de cobranza puede ser la solución a este problema, permitiendo agilizar los procesos de trabajo y maximizar los recursos internos, sumado a una solución de cobro exitosa puede hacer una gran diferencia en el futuro de sus operaciones.
En este artículo, repasaremos la diferencia entre un Sistemas, Software y Solución de Cobranza, sus beneficios, características y como aprovechar estas para mejorar su gestión de cobranza.
¿Cuál es la diferencia entre sistema, software y solución de cobranza?
Un sistema de gestión de cobranza es el conjunto de acciones y procesos empleados para recuperar aquellas deudas o créditos de tus clientes que se encuentran vencidos mediante la implementación de diferentes métodos o estrategias.
Por otro lado, el Software de gestión de cobranza es una herramienta tecnológica que permite realizar procedimientos automatizados para facilitar el cobro de aquellos documentos morosos para la empresa, reduciendo tiempos, integrando la información, automatizando procesos repetitivos, y mejorando las estadísticas de cobro.
Y una Solución de Cobranza es algo integral, que busca integrar y sacar lo mejor de los procesos y las herramientas tecnológicas para optimizar la recuperación de la cartera de crédito.
Por ejemplo, se podría decir que, no es lo mismo que yo tenga procesos para redactar contenido, a que tenga una herramienta para redactar, y que tenga una solución integral de la que saco el provecho del conjunto de procedimientos y herramientas para crear los mejores artículos posibles.
Como podemos observar un software no es lo mismo que un sistema, no obstante en el ámbito de las nuevas prácticas financieras, muchos hacen referencia a un software con la palabra sistema, es por este motivo que para el siguiente artículo, hablaremos de sistemas haciendo referencia a los software de cobranza.
¿Cuáles son los beneficios de los sistemas de cobro?
Un sistema de cobro ofrece diversos beneficios para mejorar la gestión general de una empresa. desde el control de la facturación hasta la optimización de los procesos, algunas de las ventajas más sobresalientes son las siguientes:
Detectan deficiencias en los procesos de cobranza
Un sistema de cobranza automatizado permite detectar deficiencias o cuellos de botella en los procesos de cobranza, llevando un proceso validado y sin errores.
Proporcionan informes en tiempo real
Los sistemas de cobro proporcionan datos en tiempo real de los procesos de cobro. Facilitando el análisis y la creación de estrategias para minimizar riesgos, errores e implementar buenas prácticas para incrementar la liquidez en las empresas.
Con estos datos en tiempo real se puede detallar los cobros en varios niveles, detectar problemas de cumplimientos y estados de contratos.
Mejoran la seguridad
Los sistemas de cobro permiten establecer niveles de seguridad mediante roles y perfiles de usuario para permitir el acceso sólo a los responsables de su actividad en la organización.
El acceso está restringido de forma que los datos sensibles no están disponibles de forma general.
Mejoran la comunicación con los clientes
La comunicación interna puede mejorar el servicio al cliente, un proceso de cobro automatizado proporciona una mejor trazabilidad y control sobre cada caso. Permitiendo reducir el tiempo dedicado al cobro para mejorar el servicio al cliente. Así como mejorar los controles de seguimiento, crear alertas y recordatorios automáticos, mejorando la experiencia cobro.
Pero el problema que tienen los software o sistemas de cobranza es que muchos de ellos pueden asumir que ya el negocio tenga bien establecido una gestión de procesos para la recuperación de su cartera.
El rendimiento de un negocio depende directamente de una solución de gestión de cobranza innovadora y que solvente sus carencias.
En cambio, una solución de cobranza optima provee el conocimiento experto en las mejores prácticas para la sistematización de cobro e involucra las mejores herramientas basadas en tecnología innovadora, permitiendo aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo y costos.
A continuación, mencionaremos los principales beneficios de tener una solución de cobranza optima y bien definida en los negocios.
Beneficios de implementar una solución integral de cobranza
Centralización de la Información
Una Solución de Cobranza integral buscará recopilar toda la información necesaria para que el sistema pueda ejecutar de forma automática ciertas gestiones (como envíos de recordatorios de pago). Todo esto reduce la posibilidad de cometer errores en cobros y facilita el intercambio de información entre departamentos de forma ágil y oportuna.
Tener la información clasificada según cada cliente hará mucho más fácil la gestión de las cuentas por cobrar y la implementación de las estrategias.
Segmentación de los clientes
Para realizar una buena gestión de cobranza es sumamente importante conocer el perfil de cada uno de los clientes para clasificarlos según sus características, como tipo de mora, monto de la deuda, razones de morosidad, antigüedad del cliente, comportamiento anterior y promesas pactadas, otros servicios que tenga contratado, y cualquier otro elemento que se considere importante.
A partir de esta segmentación, se pueden crear estrategias para cada uno de estos perfiles. Verificando el historial de cada uno de los clientes, así como su comportamiento de pago se pueden encontrar elementos que faciliten la recuperación de la deuda.
Automatización de Procesos
Una Solución de gestión de cobranza buscará integrar Software y Dispositivos Tecnológicos para automatizar procesos críticos como por ejemplo el envío de recordatorios a los clientes para avisar de la fecha de pago y su vencimiento cada cierto tiempo.
Lo ideal es que estas notificaciones sean flexibles y fáciles de configurar para así determinar quién va a recibirlas o no, evitando incomodar a aquellos clientes que tengan un buen historial de pago y cumplir la normativa sobre contactos a los clientes.
Optimización de recursos
Una Solución de gestión de cobranza tendrá como principal objetivo ahorrar tiempo y costos, así como mejorar la productividad y efectividad de los colaboradores en el área de cobros, procurando mantener una buena relación con los clientes.
Para ello es importante que antes de automatizar procesos y tareas, se haga un análisis exhaustivo de cada uno de los procesos, personas y herramientas involucradas para sacar de la ecuación aquellos elementos que no aporten un beneficio importante en la consecución de resultados.
Las herramientas más importantes a la hora de optimizar son los KPIs y KRIs, estos podrán medir de forma objetiva el desempeño y anticipar eventos que impacten algunos de los procesos de cobranza.
Resguardo y trazabilidad de la información
Este punto es sumamente importante porque si no se tiene toda la información relacionada con un cliente se pueden presentar malentendidos, pérdida total de la posibilidad de cobro, imposibilidad de hacer analítica, incumplimiento de la regulación, o cualquier otro problema.
A la vez, el resguardo ayuda con la integración de todos los departamentos de la empresa para que cada uno de los integrantes de tu equipo tengan acceso a la misma información actualizada de cada cliente.
¿Qué características considerar a la hora de elegir un sistema de gestión de cobro?
Ahora que tenemos bien claro que una Solución de gestión de cobranza tiene como principal objetivo integrar el conocimiento experto en las prácticas para la recuperación cartera con las mejores herramientas o sistemas tecnológicos como un Software de Cobranza, queremos mencionar algunas características importantes a la hora de elegir dicho tipo de Software.
Algunas características que se deben tener en cuenta al momento de adquirir un sistema de gestión de cobro optimo, que aporte valor a su solución de cobranza, son:
Automatización de procesos
Considere por qué está interesado en el sistema de cobro de deudas en primer lugar. Probablemente sea porque quiere ser más eficiente y productivo en sus procesos, lo que requiere el uso de una herramienta que automatice. Un sistema de cobro ideal le permitirá automatizar las tareas diarias que más tiempo consumen, como:
- Recordatorios de pago y notificaciones de facturas atrasadas
- Creación y asignación de acciones
- Cierre de problemas cuando se recibe el pago del cliente
- Escalamiento de problemas de crédito a los gerentes
- Seguimiento de pagos incumplidos
Integración con otras plataformas de cobranza
La clave para una solución exitosa de cobranza es mantener toda su información en un sistema integral que pueda configurarse con otras funcionalidades y herramientas que requiera el departamento de cobranza para ejecutar correctamente sus tareas.
Asegúrese de que su software pueda integrarse con su sistema ERP/contabilidad, sistema CRM, correo electrónico y otras aplicaciones importantes para su empresa. De esta manera, no se quedará atascado administrando datos en ubicaciones separadas, de esta manera ahorra mucho tiempo valioso.
Alertas y notificaciones
El objetivo principal de un sistema de cobro es que le proporcione tranquilidad de que no se ha pasado por alto ningún detalle en sus cuentas por cobrar. Para asegurarse de que siempre se hace un excelente seguimiento sobre sus clientes, un sistema que le alerte de actividades como una factura vencida, un pago incumplido o la falta de información en una factura en el momento en que se produzca.
User Friendly
Asegúrese de que el sistema que elija pueda ser utilizado por diferentes usuarios, la gestión de cuentas por cobrar es algo más que una función contable, por lo que no hay que pasar por alto a otros usuarios que no son tan obvios como un gestor de créditos o un cobrador.
Por ejemplo, si su personal de ventas tiene acceso al sistema o a un informe que muestre quién tiene facturas pendientes, los límites de crédito y los plazos mientras interactúa con los clientes, puede ayudar con las tareas de cobro.
Todo negocio requiere una estrategia de cobranza oportuna, ágil, y efectiva, que le permita mantener una buena relación con sus clientes y logre aumentar la recuperación.
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